Soutenir son HDR à l’UNS en visio-conférence

Procédure pour les soutenances de thèse ou d'HDR avec participation d'une partie du jury en visio-conférence CED

Sur la base de la délibération de la Commission de la Recherche de l'UNS autorisant le principe des soutenances de Thèse et d'HDR avec la participation de membres du jury en visio-conférence, les règles d'application suivantes ont été définies par le CED:

Principe général

La soutenance avec participation d'un certain nombre des membres du jury en visio-conférence est permise sous les conditions suivantes:
1.le nombre de membres du jury en visio-conférence est strictement inférieur à la moitié des membres du jury ;
2. au moins un membre extérieur est présent dans la salle de soutenance ;
3.le/la candidat(e) est physiquement présent(e) dans la salle de soutenance ;
4.seul un membre du jury physiquement présent dans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury.
En cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (par exemple coupure informatique ou électrique prolongée), la soutenance ne peut avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées de même que la conformité de la composition du jury (notamment : rapport entre membres internes et externes et nombre minimum de membres d'un jury). Cette conformité est établie par le président du jury qui en informe l'Ecole Doctorale.

 

Matériel

La visio-conférence devra être faite à partir de matériel professionnel ou, à défaut, en utilisant un logiciel préconisé par l'UNS à l'exclusion de tout autre.
Au moins un membre du jury présent dans la salle de soutenance doit avoir la possibilité de se connecter à son compte e-mail pour pouvoir échanger les documents.
En outre, le jury présent doit disposer d'un accès téléphonique international avec haut-parleur pendant toute la durée de la procédure de soutenance (pré-réunion du jury, soutenance du/de la
candidat(e), délibération du jury).

 

Opérations préalables

Quatre semaines avant la soutenance :

Le/la directeur/trice de thèse (ou le/la candidat(e) à l'HDR) présente une demande à l'Ecole Doctorale pour l'autorisation de soutenance avec visio-conférence pour certains membres du jury, avec la liste des membres concernés. Cette demande doit parvenir 4 semaines avant la date de soutenance prévue. Tout retard dans la soumission de la demande peut entraîner sa non-recevabilité.
Il est de la responsabilité du directeur de thèse (ou candidat(e) à l'HDR) de s'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visio-conférence réservée, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visio-conférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables).

Une semaine avant la soutenance :

Envoi, par le/la directeur/trice de thèse (ou candidat(e) à l'HDR) de toutes les informations techniques utiles à la visio-conférence à tous les membres du jury concernés, avec copie à l'Ecole Doctorale.

Envoi à l'Ecole Doctorale par les membres en visio-conférence d'une délégation de signature en faveur du président du jury.

Deux jours avant la soutenance : 

Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :

- un texte finalisé de la présentation avec les transparents au format PDF ;
- une éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.
Il est nécessaire que les différents transparents soient numérotés, car en cas de défaillance du système de visio-conférence en cours de soutenance, tout membre du jury en visio-conférence doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

 

Soutenance

La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visio-conférence. Le public et le/la candidat(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.
Les procédures pour les soutenances avec visio-conférence demeurent celles en vigueur pour toute soutenance. Concernant la rédaction du Procès Verbal de soutenance et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s'appliquent :
1.la rédaction du Procès Verbal suit les règles habituelles ;
2.le texte définitif doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance ;
3.l'usage de la visio-conférence exclut la possibilité de vote à bulletin secret ;
4.le Procès Verbal de soutenance doit être signé par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance et le président du jury signe pour ordre des membres en visio-conférence en indiquant la mention «présent par visio-conférence» ;
5.les documents sont remis à l'Ecole Doctorale selon les procédures habituelles.

 

Délégation

Le Président de l'UNS délègue à la direction de l'Ecole Doctorale concernée l'autorisation des soutenances en visio-conférence lorsque les règles stipulées sont respectées.